Työtehtävien hyvin suunnitellulla priorisoimisella voi olla suuri vaikutus työarkeen ei vain tuottavuuden, luovuuden ja tehokkuuden kannalta, vaan myös oman työhyvinvoinnin näkökulmasta. Tämä blogikirjoitus käsittelee sitä, miten hyvin tunnettu ja toimivaksi todettu Eisenhower-matriisi toimii ja miten sitä kannattaa hyödyntää oman hyvinvoinnin ja tuotteliaisuuden apuvälineenä.
Työhyvinvoinnin edistämisen tärkeys
Työhyvinvoinnin edistäminen on (tai pitäisi olla) olennainen osa organisaatioiden kehittämisstrategioita ja käytänteitä. Yhä useammin huomataan, että hyvinvoivat työntekijät ovat paitsi tyytyväisempiä ja hyvinvoivempia, myös tuottavampia. Priorisoinnin kautta on mahdollista löytää keskeisimmät tekijät, jotka vaikuttavat eniten tuottavuuteen ja hallinnan tunteeseen. Tehokas priorisointi ei ainoastaan kohenna yksilön työhyvinvointia, vaan sillä voi olla myönteinen vaikutus koko työyhteisön ilmapiiriin ja tuloksellisuuteen. Mm. hyvinvoinnin ja stressin kannalta tärkeä päätöksentekoväsymys voi hellittää priorisoinnin virtaviivaisilla metodeilla.
Eisenhower-matriisi - Ajankäytön hallinnan tehotyökalu
Eisenhower-matriisi on tunnettu työkalu tehtävien priorisointiin, jonka avulla ihmiset voivat luokitella toimintansa kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella. Matriisi on kehitetty Dwight D. Eisenhowerin, Yhdysvaltain 34. presidentin ja toisen maailmansodan aikaisen viiden tähden kenraalin, periaatteiden pohjalta, ja se tarjoaa yksinkertaisen mutta tehokkaan kehyksen tuottavuuden parantamiseen. Jaottelemalla tehtävät neljään selkeään laatikkoon - kiireellinen ja tärkeä, tärkeä mutta ei kiireellinen, kiireellinen mutta ei tärkeä ja ei kiireellinen eikä tärkeä - käyttäjät voivat saada selvyyttä siihen, mihin heidän on keskitettävä ponnistelunsa.
Eisenhower-matriisin alkuperä
Matriisin alkuperä juontaa juurensa Eisenhowerin lähestymistavasta tehtävien hallintaan, jossa hän erotti tehtävät niiden kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella.
Presidenttikautensa aikana vuosina 1953-1961 Eisenhower kehitti yksinkertaisen mutta tehokkaan menetelmän tehtävien organisoimiseksi, joka auttoi häntä hoitamaan valtavan määrän vastuita, joita hän kantoi sekä presidenttinä että kenraalina sota-aikana. Eisenhowerin lähestymistapa tehtävien priorisoimiseksi on kiteytetty kuuluisaan sitaattiin: "Se, mikä on tärkeää, on harvoin kiireellistä, ja se, mikä on kiireellistä, on harvoin tärkeää." Tämä ehkä kuvastaa vastakohtaa nykyajalle tyypillisemmästä (karrikoidusti) hektisestä, lyhytnäköisestä ja kiireellisestä tavasta suorittaa työtehtäviä ja ylipäänsä asioita elämässä. Toinen tunnettu metodi asiaa sivuten on nk. Pareton periaate, jossa yleistetään 20% toiminnoista, esimerkiksi työtehtävistä, vastaavan 80% työn tuloksista.
Se, mikä on tärkeää, on harvoin kiireellistä, ja se, mikä on kiireellistä, on harvoin tärkeää.
Eisenhower-matriisin soveltaminen jokapäiväisessä elämässä (työssä ja kotona) ylittää pelkän tehtävien lajittelun to-do -listoiksi. Se toimii strategisena oppaana henkilökohtaisessa ajankäytön hallinnassa, jonka avulla ihmiset voivat kohdentaa aikansa, tarmonsa ja resurssinsa tehtäviin, jotka ovat linjassa heidän henkilökohtaisten ja ammatillisten tavoitteidensa kanssa.
Menetelmä ei ainoastaan paranna tuottavuutta vaan auttaa myös vähentämään stressiä tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan työmäärän käsittelyyn. Se haastaa perinteisen tehtävälistan noudattamisen mielivaltaisessa järjestyksessä, painottamalla tehtävien suoraviivaista raakaamista, jolloin varmistetaan, että yksilö ja ihmiset käyttävät aikansa todella tärkeisiin tehtäviin. Eisenhower-matriisi tarjoaa selkeän rakenteen tehtävälistojen analysointiin ja tehtävien suoritusjärjestyksen määrittämiseen, mikä voi parantaa tehokkuutta ja päätöksentekoprosesseja.
Lyhyesti:
Eisenhower-matriisi on kiireellisyyden ja tärkeyden ohjaama priorisointikehys.
Se on strateginen työkalu, jonka avulla voidaan hallita aikaa optimaalisesti ja sovittaa toimet yhteen tavoitteiden kanssa.
Kehys edistää tehtävien delegointia ja poistamista, jotta voidaan keskittyä olennaisiin toimintoihin.
Oikein käytettynä kehys mahdollistaa myös paremman hyvinvoinnin
Eisenhowerin priorisointikehyksessä tehtäviä hallitaan luokittelemalla ne neljään laatikkoon (kvadranttiin nelikentässä):
Kiireelliset ja tärkeät (tehtävät, jotka tehdään ensimmäisenä).
Tärkeä, mutta ei kiireellinen (tehtävät, jotka tehdään myöhemmin / aikataulutetaan).
Kiireelliset, mutta ei tärkeät (tehtävät, jotka delegoit jollekin toiselle tai jätät pois).
Ei kiireellinen eikä tärkeä (tehtävät, jotka jätät pois).
Eisenhowerin priorisoinnin nelikentän selitys
Kiirelliset ja tärkeät
Nämä ovat tehtävät, joilla on kiireellinen deadline JA jotka on välttämätöntä tai työn kannalta täysin oleellista tehdä. Näihin tartutaan samantien jättäen muut tehtävät kesken.
Haasteet: Joskus on vaikea päättää mikä on todella tärkeää, vaikka kiireisyys olisikin olemassa. Tämän vuoksi oman työn, projektin, prosessin tai tavoitteiden selkeä asettaminen ja ymmärtäminen on tärkeää, jotta voi suhteuttaa työtehtäviä toisiinsa.
Useasti myös kiirelliseksi ja tärkeäksi koetaan asiat jotka eivät sitä oikeasti työn ja tavoitteiden kannalta ole, mutta joiden tekemisellä halutaan esimerkiksi miellyttää muita, säilyttää kasvot yhteisössä tai luoda ajaa jotain muuta henkilökohtaista agendaa (nämä kaikki ovat toki valideja ja inhimillisiä syitä, mutta syytä tiedostaa ja tutustua niihin syvemmin).
Tärkeät, mutta ei kiirelliset
Nämä tehtävät ovat tärkeitä pitemmän aikajänteen tarkastelussa, mutta eivät vaadi välitöntä huomiota. Näiden deadline on kuitenkin usein tulevaisuudessa. Näiden lisäksi ovat ne asiat, joilla ei ole lainkaan selkeää deadlinea kuten strateginen ja suunnitteleva työskentely, erilaiset itsensä kehittämisen projektit, suhdetoiminta ja itsestä huolen pitäminen. Nämä asiat aikataulutetaan ja kalenteroidaan selkeästi ja tarvittaessa palastellen pienempiin osiin.
Haasteet: Deadline saattaa päästä liian lähelle, jolloin tehtävän tekeminen ei ole enää yhtä rentoa, luovaa ja vapaata vaikuttaen näin työhyvinvointiin ja erityisesti stressitasoon. Kalenterointi ja asioiden aikatauluttaminen on myös taito, jonka puuttuminen vaikeuttaa tämän laatikon toteuttamista.
Lisäksi niissä asioissa, joilla ei ole deadlineä lainkaan, voi tulla loputon lykkäysilmiö, kun kiirelliset (tärkeät ja ei-tärkeät) tehtävät vievät prioriteetin. Mielemme saattaa tiedostamattamme tai tiedostaen vastustaa näitä tehtäviä, vaikka tiedostaisimmekin niiden tärkeyden.
Kiirelliset, mutta ei tärkeät
Nämä tehtävät ja asiat usein vaikuttavat tärkeiltä, mutta syvemmässä tarkastelussa eivät kiirellisyydestään huolimatta ole olennaisia tavoitteiden ja oleellisten työtehtävien tekemisen kannalta - Ja näitä on paljon! Eisenhower suosittelee delegoimaan tällaiset tehtävät muille tai nykykontekstissa ehkäpä käyttämään teknologiaa ja automatisaatiota avuksi.
Moni meistä ei kuitenkaan voi delegoida tehtäviään eikä teknologia auta aina, joten muotoisilin itse tämän kategorian uusiksi siten, että pääsääntöisesti nämä tehtävät poistetaan kokonaan tehtävälistalta ja sivuutetaan tulevaisuutta varten vain, jos on näkyvissä muiden tärkeä prioriteettisten tehtävien huomattava väheneminen.
Haasteet: Vaatii paljon mielenrauhaa tai rautaista tahtoa (tai molempia), jotta osaamme sanoa näille tehtäville ei. Moni muu voi kokea kiirellisen asian tärkeäksi ja kiirelliseksi sinun osaltasi, mutta todellisuudessa tärkeimpien tavoitteesi ja työnkuvasi tärkeysjärjestyksen pitäisi mennä pääsääntöisesti näiden tehtävien edelle (ei tosin aina - ehdoton jäykkyys ei toimi edes Eisenhower -matriisissa ellei halua menettää koko sosiaalista pääomaansa).
Melkeinpä luonnollinen (tai ainakin vahvasti yksilö- ja kulttuuritasolla habituoitunut) taipumus on kokea psykologisesti kaikki kiireellinen tärkeänä. Tätä saattaa kuvastaa esimerkiksi aina tavoitettavissa olevuuden oletus viestipalvelimissa kuten Whatsapp ym., jolloin viestin lähettäjä odottaa automaattisesti että viestiin vastata suhteellisen pian ja vastaanottaja kokee painetta tai velvollisuutta vastata pian myös yhteydenottoihin, jotka eivät ole minkään kannalta relevantteja. Yliarvioimme siis herkästi asioiden todellisen kiirellisyyden.
Jos on päättävässä asemassa ja voi ylipäänsä delegoida, voi haasteeksi nousta ettei luota työtehtäviään muille. Kannattaa aloittaa tämän laajan psykologisen vyyhdin purkaminen yksinkertaisesti tiedostamalla omaa toimintaa tuomitsematta ja syyllistämättä itseään.
Ei kiirelliset eikä tärkeät
Jos vastaan tulee tehtäviä tai toimintaa, jotka eivät ole kiireellisiä eikä tärkeitä, on neuvo selvä: poista nämä tehtävät kokonaan.
Haasteet: Olemme ihmisiä ja meillä on rajamme. Turha netin selailu ym. ainakin näennäisesti ja työn tai muuten elämämme kannalta yleensä hyödytön toiminta on usein opittu tapamme pyrkiä lieventämään stressiä esimerkiksi psykologisen välttelymekanismin kautta. Usein tämä johtaa kehään, jossa tuntee huonoa omatuntoa tekemisistään ja syyllistää itseään sen lisäksi että "ei saa tehtyä oleellisia asioita", vaikka olisikin selvittänyt itselleen mitä ne ovat. Tämä aihealue on paljon laajempi ja syvempi kuin Eisenhower-matriisi, joten ei siitä tässä blogikirjoituksessa enempää. Matriisi ei ole kaikenkattava ja kaiken hyväksi tekevä metodi, vaan se soveltuu vain tietynlaiseen priorisointiin tietynlaisille henkilöille. Sen hyöty voi olla suuri myös uupuneille, epämotivoituneille, tehtäviä lykkääville ja muille ihmisille eri elämänvaiheissa, sillä priorisointi voi vapauttaa paljon voimavaroja, saada onnistumisen ja merkityksellisyyden tunnetta aikaiseksi, vaikka priorisoinnin aloittamisessa olisikin huomattavaa psykologista kitkaa.
Miten priorisointi edistää työhyvinvointia?
Helposti voisi ajatella, että Eisenhower-matriisin kaltaiset metodit edustaisivat vain kovia arvoja, jotka liittyvät mm. tuottavuuteen ja tehokkuuteen. Yritetäänkö tällaisilla tavoilla vain pyrkiä rutistamaan entistä enemmän ihmisestä ja juosta entistä nopeammin "oravanpyörässä"? Totta on, että kaikkia tuottavuuskeinoja voidaan ikään kuin väärinkäyttää siten, että tuottavuuden kasvaessa, lisätään samassa suhteessa työmäärää. Jokaisella rajat tulevat kuitenkin jossain vaiheessa vastaan, eikä Eisenhower-matriisin käyttäminen ihmisen "huippuun virittämiseksi" ole kuin yksi kapea näkökanta metodin käytön taustalla.
Eisenhower-matriisi mahdollistaa sen, että tärkeisiin asioihin keskityttäessä ja enemmän aikaan saadessa, vapautuu mahdollisesti aikaa esimerkiksi tauoille ja muulle itsestä huolehtimiselle. Oikein käytettynä matriisi myös selkeyttää ja suoraviivaistaa hyvin radikaalisti työarkea - parhaimmillaan sekava, suunnittelematon, reaktiivinen, stressintäytteinen ja päämäärätön tekeminen muuttuu merkityksellisemmäksi ja selkeämmäksi toiminnaksi, jossa yksilöllä säilyy hallinnan tunne. Alla on muutamia esimerkkejä mekanismista, miten matriisi voi mahdollisesti edistää työhyvinvointia:
Aikaa vapautuu mm. palautumiselle
Informaatiotulvan hallinta helpottuu ja aivot kuormittuvat vähemmän
Aikaansaamisen tunne kasvaa
Hallinnan tunne kasvaa
Ajanhallinta selkeytyy
Päätöksentekoväsymys vähenee
Työn merkityksellisyys ja työn imu kasvaa kun työpanos kohdentuu paremmin
Itsensä syyllistäminen tekemättömistä töistä vähenee
Yhteenveto
Tämä blogi on käsitellyt Eisenhower-matriisia - selkeää ja yksinkertaista tapaa priorisoida omia tehtäviä esimerkiksi työkontekstissa ja joka vaikuttaa suorasti tuottavuuteen sekä siihen, miten edistää työhyvinvointia. Tärkeään kysymykseen on kuitenkin jätetty vastaamatta: "Mistä tietää mikä on oleellista ja tärkeää?" tai "Miten asettaa oikeat tavoitteet?". Seuraava blogikirjoitus kertoo niistä enemmän!
FAQ
Mikä on Eisenhowerin matriisi?
Eisenhower-matriisi on organisointi- ja priorisointimetodi, jossa tehtävät asiat järjestetään tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan neljään kategoriaan: Tee heti, aikatauluta, delegoi ja poista
Mikä on Eisenhowerin matriisin historiallinen tausta?
Yhdysvaltain 34. presidentti Dwight D. Eisenhower oli tunnettu organisointikyvyistään ja tuottavuudestaan. Metodinomainen työskentely auttoi häntä tässä ja Eisenhower-matriisi on visuaalinen apukeino hahmottaa Eisenhowerin työskentelytapaa.
Kuka kehitti Eisenhower-matriisin?
Yhdysvaltain 34. presidentti Dwight D. Eisenhower. Stephen Covey popularisoi matriisin käyttöä.
Voiko Eisenhower-matriisia hyödyntää työhyvinvoinnissa?
Hyvinvoinnilla ja tuottavuusmetodeilla kuten Eisenhowerin matriisilla voi olla selkeä yhteys. Selkeä tehtävien järjestely vähentää mm. päätöksentekoväsymystä, vähentää aivojen kuormitusta ja vapauttaa aikaa esimerkiksi palautumiselle ja tauoille.
Parantaako Eisenhower-matriisi tehokkuutta ja tuottavuutta?
Oikein käytettynä Eisenhower-matriisi voi parantaa tehokkuutta ja tuottavuutta, kun fokus ja ajankäyttö kohdennetaan työn tai tehtävän kannalta oleellisiin (ja usein työn kannalta tuottavimpiin) asioihin.